Poradnik

Prezenty firmowe z wysyłką na wiele adresów – poradnik

Część zespołu pracuje w biurze, część zdalnie, a klienci mają siedziby w różnych miastach. Przy takim zamówieniu wybór zawartości prezentu jest tylko jednym z etapów. Równie istotne są lista odbiorców, przygotowanie przesyłek i termin nadania. Dobrze ustalony proces pozwala uniknąć kompletowania danych tuż przed wysyłką.

Ustal termin otrzymania prezentów

Zacznij od dnia, w którym prezenty mają znaleźć się u odbiorców. Następnie zaplanuj czas na dostawę, przygotowanie przesyłek, kompletację produktów i akceptację projektu. Jeżeli zestawy mają dotrzeć przed firmowym spotkaniem lub przerwą świąteczną, uwzględnij tę datę już w zapytaniu.

Warto odróżnić termin gotowości zamówienia od terminu doręczenia. To dwie różne informacje. Ustal z wykonawcą planowany dzień nadania i sposób monitorowania przesyłek. Zostaw zapas na sytuacje, w których potrzebne będzie ponowne doręczenie.

Przygotuj jedną aktualną listę odbiorców

Wspólny plik z ustalonym układem danych ułatwia sprawdzanie zamówienia. Lista powinna zawierać informacje wymagane do wybranej formy dostawy. W zależności od przewoźnika będą to na przykład dane odbiorcy, pełny adres i kontakt potrzebny do doręczenia.

Jeśli przygotowujesz kilka wariantów prezentu, przypisz każdemu prosty kod. Ten sam kod powinien występować w zestawieniu odbiorców i w ustaleniach dotyczących kompletacji. Pozwoli to rozróżnić np. paczki ze standardową kartką od tych z indywidualnym podziękowaniem.

Przed przekazaniem listy sprawdź duplikaty, brakujące numery lokali i nieaktualne adresy biur. Ustal także datę zamknięcia zestawienia. Zmiany po rozpoczęciu pakowania wymagają dodatkowej kontroli, dlatego powinny trafiać do jednej osoby koordynującej zamówienie.

Oddziel opakowanie prezentowe od transportowego

Pudełko, które dobrze wygląda przy wręczeniu, może wymagać dodatkowej ochrony podczas przewozu. Ustal, czy cena wysyłki obejmuje karton zewnętrzny, zabezpieczenie zawartości i przygotowanie etykiety adresowej.

Znaczenie ma również unieruchomienie produktów. Słoiki, butelki czy kruche słodycze wymagają dopasowania sposobu pakowania do ich kształtu i podatności na uszkodzenia. Zapytaj wykonawcę, jak zabezpieczy wybrany zestaw i czy opakowanie sprawdzi się przy indywidualnym nadaniu.

Zaplanuj kontrolę przed nadaniem

Przy większym zamówieniu warto potwierdzić zgodność liczby paczek z listą odbiorców oraz przypisanie właściwych wariantów. Sprawdzenie próbnego, kompletnego zestawu pomaga ocenić zawartość, układ produktów i czytelność kartki przed przygotowaniem całej partii.

Uzgodnij także, kto zbiera numery przesyłek i reaguje na problemy z doręczeniem. Warto wcześniej wiedzieć, jak będzie obsługiwana paczka zwrócona przez przewoźnika i z kim kontaktować się w sprawie uszkodzenia zawartości.

Zbierz ustalenia w jednym briefie

Do sprawnej wyceny potrzebne będą: liczba zestawów, budżet, okazja, zakres personalizacji i oczekiwany termin. Dodaj informację, ile paczek trafi do biura, a ile będzie wysyłanych pojedynczo. Pełne dane odbiorców można przekazać na uzgodnionym etapie realizacji, wybranym kanałem.